Créer une base de données
- Créer un tableau en autant de colonnes que de champs qui contiendront les informations,
- Prévoir les quelques premières lignes du tableau pour préparer la saisie,
- Le cas échéant, on peut toujours ajouter des lignes par le menu Tableau, Insérer des lignes. La commande dans le tableau ajoute une ligne. La même commande en fin de tableau permet d'ajouter un nombre de lignes qui peut être défini.
- Une fois le tableau rempli, il est impératif de supprimer les lignes vides du tableau pour une efficacité complète de la fusion, surtout en cas de tri du tableau.
- Vous venez de créer ce qui dans Word se nomme une Source de données.
- Ne pas oublier d'enregistrer la base ainsi créée.
NB : Plutôt que d'être créée comme ici de toutes pièces, cette base peut aussi être importée d'Excel ou d'une autre application documentaire ou informatique. On peut aussi pratiquer directement la fusion de fichiers entre un tableau Excel (aux lieu et place de la base Word) et le document de fusion.
Ouvrir le document de fusion
- Appeler la création d'un Document principal (celui sur le modèle duquel les données vont être fusionnées)
- Pour ce faire, dans le menu Outils, sélectionner Publipostage
- Une boîte de dialogue s'ouvre :
- Sélectionner l'option 1 Document principal et cliquer sur le bouton Créer
- Un menu déroulant s'affiche :
- Choisir l'option Catalogues pour réaliser une bibliographie
- Une nouvelle boîte de dialogue propose le choix entre utiliser le fichier en cours d'utilisation ou un nouveau document (à ouvrir)
- Sélectionner plutôt cette dernière option sauf s'il est certain que le document en cours peut être supprimé
- La boite de dialogue de publipostage reparaît :
- Choisir l'option 2 Sources de données, bouton Obtenir les données
- Cette option a pour but de relier le document principal qui sera créé à la base de données préparée :
- Un menu déroulant s'ouvre :
- Choisir Ouvrir source de données
- Sélectionner alors la base réalisée
- Un message signale qu'aucun champ n'est encore intégré dans le document principal, ce qui est logique puisque c'est l'opération qui va être réalisée : confirmer en cliquant sur le bouton de la fenêtre
- La page vierge du document principal apparaît. La barre d'outils du publipostage est apparue dans les barres d'outils au-dessus du document : deux boutons vont servir dans cette barre d'outils : Insérer champ de fusion et Insérer un mot clé
Préparer le document principal
... qui commandera la fusion
La logique du système veut qu'on prépare ici une sorte de scénario type de la fiche à éditer, et qui va se répéter autant de fois qu'il y a d'enregistrements dans la base (= de lignes dans le tableau de la source de données).
- Insérer tour à tour les champs à fusionner dans l'ordre et aux emplacements souhaités, en séparant au besoin, ceux-ci par des caractères de ponctuation ou des morceaux de texte
- Pour ce faire, utiliser le bouton Insérer un champ de fusion
- Bien penser à insérer au minimum un espace entre chaque champ. En l'occurrence, il s'agira d'insérer les ponctuations de séparation de référence bibliographique
- Ne pas répéter les informations : créer une seule fiche type. Celle-ci va se répéter automatiquement au moment de la fusion vers le document résultat
- Si un saut de ligne est souhaité, le créer dans la fiche type. Il sera répété à chaque enregistrement
- Si un titre de page doit être imprimé, il peut être mentionné dans le document principal, mais uniquement en en-tête (Menu Affichage, En-tête et pied de page). À défaut, il peut aussi être ajouté sur le document fusionné.
- Tester le résultat du document principal en lançant une fusion : menu Outils option Publipostage
- Améliorer le modèle du document principal jusqu'à obtention du résultat attendu
Améliorer le document principal de fusion
Dans une référence bibliographique, il est des éléments qui sont présents ou absents selon les données. Malgré cela, il faut prévoir, lorsque ceux-ci sont présents des ponctuations de séparation. Mais il est souhaitable de ne pas voir s'imprimer ces ponctuations lorsque le champ est vide...
Pour parvenir à ce résultat, on fait appel à des fonctions élaborées de Word, qui relèvent de la mini-programmation... Il va s'agir de texte à insertion conditionnelle du type " Si [condition], alors [insérer], sinon [autre insertion ou rien] " :
S i le champ n'est pas vide, alors insérer devant « . - », sinon rien.
Mode d'emploi :
- Activer l'affichage des codes des champs de fusion :
Pour ce faire, par le menu Outils, option Options, onglet Affichage. Cocher, dans la partie Affichage de la boîte de dialogue, l'option Codes de champ. Les champs du document principal révèlent tous leurs secrets...
- À l'endroit où un texte conditionnel doit être inséré (devant le champ collection, par exemple où le . - ne doit apparaître que si le champ collection est renseigné), positionner le curseur.
- Cliquer sur le bouton Insérer un mot clé
- Un menu déroulant s'ouvre
- Choisir l'option Si... Alors... Sinon
- La boite de dialogue propre à cette option s'ouvre
- Suivre les indications
- Tester le résultat par un essai de fusion
- Modifier et améliorer jusqu'à atteindre le résultat attendu
Il est possible d'insérer ainsi toutes sortes de précisions et ponctuations conditionnelles.
|cc| Didier Frochot — octobre 2003
